Zarządzanie informacją w kancelarii prawnej

Ostatnia aktualizacja:    Autor: Leszek Słonczyński

Kancelaria służy swoim klientom wiedzą. O jej konkurencyjności decydują jakość przygotowanych dokumentów, sprawność obsługi klienta oraz cena usług. Centralny system gromadzenia i przetwarzania danych podnosi atrakcyjność firmy w każdym z tych aspektów. Kancelaria generuje dużo informacji zarówno operacyjnych jak i przygotowywanych dla klienta. Rejestry kosztów i czynności, faktury, zestawienia, notatki ze spotkań, dokumenty to tylko niektóre z nich.

Rozproszenie informacji
Różnorodne źródła informacji w firmie

Informacje te są z reguły rozsiane po wielu niezależnych systemach zarówno cyfrowych jak i papierowych (program pocztowy, kalendarze prawników, segregatory z fakturami). To sprawia, że dotarcie do odpowiedniej informacji staje się czasochłonne. Gdy musimy sięgnąć do danych z kilku źródeł, czas jeszcze bardziej się wydłuża. A tak jest w przypadku praktycznie każdej czynności związanej z prowadzeniem firmy.

Rozproszenie informacji uniemożliwia również szybkie przeprowadzenie standardowych czynności administracyjnych. Rozliczenie klienta, przygotowanie dla niego zestawień czy faktur, to czynności, które można w pełni zautomatyzować. O ile tylko wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu.

“W miarę jak rozwijała się kancelaria, brak szybkiego i kompleksowego dostępu do naszych danych operacyjnych stawał się coraz większym problemem. Niby zawsze można sięgnąć do dokumentów, ale ręczne kompletowanie zabierało niekiedy na tyle dużo czasu, że nie mogliśmy sobie na to pozwolić.” – Tomasz Kapela, partner zarządzający w Kancelarii FK w Krakowie

Zebranie wszystkich informacji w jednym miejscu pozwala nie tylko na szybszy dostęp do informacji (wiemy gdzie szukać), ale również na analizę zależności pomiędzy różnymi typami danych (widzimy ciągi przyczynowo-skutkowe) oraz całościowy ogląd tego, co dzieje się w organizacji. Efektywny system zarządzania informacjami powinien mieć następujące cechy:

  • dodawanie informacji powinno być intuicyjne i szybkie
  • wyszukanie tego co nas interesuje powinno być natychmiastowe
  • powinien pozwalać na organizację wiedzy według wybranych przez nas kategorii

Wszystkie te kryteria spełnia platforma internetowa assistars.pl, niedrogi system organizacji i przetwarzania informacji dedykowany dla firm usługowych.

Przechowywanie informacji w jednym miejscu

Takie rozwiązanie odznacza się niskimi kosztami wdrożenia. Serwery, archiwizacja danych i obsługa informatyczna odbywa się po stronie dostawcy platformy. Całkowity koszt użytkowania ogranicza się do miesięcznego abonamentu zbliżonego wielkością do abonamentu telefonicznego.

“Assistars ma pasek wyszukiwania, który pozwala szybko odnaleźć dowolną informację w naszych danych. Coś, co kiedyś potrafiło zająć sporo czasu, teraz odbywa się praktycznie od razu” – Tomasz Kapela, partner zarządzający w Kancelarii FK w Krakowie – “To sprawia, że mogę znacznie lepiej przeanalizować sytuację przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji.”

Assistars w zarządzaniu kancelarią

  • Podejmowanie decyzji strategicznych – Assistars pozwala na pełne, zaawansowane śledzenie finansów i innych aspektów operacyjnych firmy. To prowadzi do dobrego bieżącego oglądu rzeczywistej sytuacji, a w konsekwencji lepszych decyzji strategicznych.
  • Nadzorowanie bieżącej pracy kancelarii pod kątem merytorycznym – podgląd zadania już w trakcie jego wykonywania umożliwia korygowanie na bieżąco pracy prawników, tak aby jak najlepiej odzwierciedlić interes klienta oraz przyspieszyć czas jego wykonania.
  • Zarządzanie relacjami z klientami (funkcje CRM) – Assistars sprawia, że zbierane są praktycznie wszystkie informacje dotyczące klienta i jego interakcji z kancelarią. Zapewnia dostęp zarówno do pełnej historii klienta, jak i statusu wszystkich aktualnie prowadzonych dla niego czynności. Daje możliwość szybszej i bardziej adekwatnej odpowiedzi na życzenia klienta.
  • Rozliczanie pracy – Assistars automatycznie tworzy rejestr wszystkich czynności wykonywanych w firmie, z dokładnym opisem czego dana czynność dotyczy, ile czasu przeznaczono na jej realizację etc. Rejestr może stać się podstawą do okresowego merytorycznego omawiania przebiegu pracy prawników oraz bazą systemu oceniania i premiowania.
  • Monitorowanie zobowiązań i należności – Assistars dostarcza pełną informację o stanie zobowiązań firmy wobec podmiotów zewnętrznych i firm zewnętrznych wobec kancelarii. To pozwala tak zaplanować przepływy gotówkowe, by nie narażać się na nawet chwilową utratę płynności.
  • Budowanie bazy wiedzy – Assistars ułatwia zbieranie dowolnych informacji, łączy i dokumentów. Pozwala zorganizować wiedzę w zestawy i kategorie. Natychmiastowy dostęp do dowolnej informacji zapewnia intuicyjna wyszukiwarka.

Assistars w prowadzeniu biura

  • Przygotowanie faktur – Assistars pozwala na wygenerowanie faktury na podstawie danych zebranych w systemie lub podanych ręcznie.*
  • Refakturowanie kosztów – Refakturowanie kosztów poniesionych na rzecz klienta odbywa się również niemalże automatycznie
  • Śledzenie należności i zobowiązań – Assistars umożliwia rejestrację wszystkich istotnych dla działania firmy informacji, w szczególności kosztów, przychodów, terminów, wpłat. Na bazie tych informacji serwis przypomina o terminach płatności, wymagalnych należnościach etc.
  • Rozliczenie z klientem na zakończenie okresu lub sprawy – W przypadku rozliczeń usług na bazie czasu ich wykonania Assistars sam naliczy odpowiednie kwoty.
  • Przygotowanie sprawozdań dla klienta – Assistars umożliwia szybkie tworzenie przejrzystych, profesjonalnie wyglądających zestawień na podstawie danych zebranych w systemie w formacie przyjaznym dla klienta.*

“Aplikacja ma wiele przydatnych przy prowadzeniu biura funkcji – śledzenie należności, przygotowanie rozliczeń, sprawozdań, faktur czy refaktur. Każda z tych operacji odbywa się niemal automatycznie na bazie informacji zebranych uprzednio przez program.” – Katarzyna Walendowska-Gosek, koordynatorka biura

“Assistars jest programem prostym w obsłudze i jednocześnie bardzo przydatnym w nowoczesnej kancelarii. Pozwala na sprawne wykorzystanie wszystkich dostępnych informacji do zarządzania kancelarią.” – Tomasz Kapela, partner zarządzający w kancelarii

*wszystkie dokumenty tworzone na platformie Assistars zawierają elementy brandingu kancelarii

**Ikonki Nikita Golubev z flaticon, oraz icons8.com